Det spørgsmål har vi måtte forholde os skarpt til i den forgangne tid. For hvordan sikrer man som offentlig ordregiver, at den store IT-kontrakt, som man er ved at forhandle på plads, ikke bliver en fælde?
Hvordan undgår man, at valget af én leverandør i dag bliver et teknisk og økonomisk jerngreb om fem år?
Vi har stået over for den klassiske udfordring: En løsning, der er kompleks og skræddersyet, med begrænset adgang til data og uden mekanismer for overdragelse. På papiret er kontrakten opsigelig. Men i praksis? En ny leverandør kan ikke byde realistisk, fordi overtagelse er forbundet med risiko, videnstab og høje omkostninger. Og så har man reelt ikke længere et frit valg – man har en afhængighed.
Men afhængighed er ikke et nødvendigt vilkår. Det er en risiko, man kan reducere. Og løsningen starter længe før samarbejdet afsluttes – den begynder allerede i kontraktens design.
Strategisk kontraktdesign: Nøglen til teknisk handlefrihed
For at sikre at en IT-kontrakt understøtter fremtidig konkurrence, smidige transitionsforløb og kontinuerlig innovation, må vi tænke strategisk og helhedsorienteret. Her er de seks greb, som vi anbefaler enhver ordregiver at indarbejde i deres næste IT-udbud:
1. Design for exit – ikke som nødløsning, men som planlagt praksis
Ophørsbistand skal ikke være en tom frase i et bilag. Den skal konkretisere, hvordan overdragelse skal ske – med klare beskrivelser af leverancer, formater, roller, frister og ansvar. Der skal være både en ret og en pligt til at sikre, at ordregiver kan fortsætte med en ny aktør uden at starte forfra.
2. Sikre fuld adgang til egne data – i brugbare formater
Dataejerskab er en kerneværdi. Ordregiver skal til enhver tid kunne få adgang til egne data, som er struktureret og dokumenteret i standardiserede formater. Det omfatter ikke blot adgang til selve dataene, men også taksonomier, kodebøger, datamodeller og metadata, som sikrer anvendelighed.
3. Indbyg en sidste sikkerhed: kildekode og escrow
Ved brug af proprietære løsninger bør der etableres escrow-aftaler eller anden form for deponering af kildekode. Det giver en sidste sikkerhed for fortsat adgang, hvis leverandøren går konkurs, eller samarbejdet afsluttes abrupt.
4. Operationalisér leverandørens overdragelsespligt
Det er ikke nok, at leverandøren afleverer materiale. Overdragelsen skal følges af en forpligtelse til at samarbejde aktivt med en eventuel ny leverandør, deltage i overdragelsesmøder og sikre validering af overført data og dokumentation. Det skal være en del af leverandørens kontraktlige rolle.
5. Brug åbne standarder og interoperabilitet som strategiske krav
Krav til åbne API’er, dokumenteret integration og anvendelse af internationale standarder skaber ikke kun teknisk fleksibilitet – det skaber reelle konkurrencebetingelser og fremtidssikrer jeres investeringer. Det bør ikke være en IT-detalje, men en strategisk beslutning.
6. Beløn gennemsigtighed og overdragelsesparathed i tildelingen
Det bør være et konkurrenceparameter, hvor godt leverandøren dokumenterer og tilbyder åbenhed, overdragelsesberedskab og teknisk fleksibilitet. Jo bedre de kan demonstrere, hvordan afhængighed undgås, desto stærkere signalerer de samarbejdsevne.
Samarbejde forudsætter gensidig handlefrihed
I store og komplekse IT-projekter vil man ofte have flerårige kontraktforhold. Og det er som udgangspunkt positivt – partnerskab kan skabe værdi, innovation og kontinuitet. Men partnerskab må ikke forveksles med afhængighed. Det sunde samarbejde kræver, at begge parter bevarer deres manøvredygtighed – også hvis kursen skal justeres, eller leverandøren skal skiftes.
Derfor må kontrakten ikke kun regulere det, vi ønsker her og nu. Den skal muliggøre fremtidig forandring – og understøtte ordregivers ret og evne til at vælge om, når behovet for det opstår.
Så næste gang vi skriver kontrakt: Lad os skrive den med slutningen i tankerne. Ikke fordi vi planlægger at opsige – men fordi vi insisterer på at kunne vælge frit. Det er god styring. Det er sundt samarbejde. Og det er, hvad der skal til, hvis vi vil bevare reel konkurrence på det digitale marked.
Skal vi også hjælpe dig, så tøv endelig ikke med at række ud: Der er både kaffe på maskinen og cola i køleskabet.
