INDKØB AF VELFÆRDSYDELSER – KEEP IT SIMPLE!

Hvad skal du være opmærksom på som ordregiver, når du laver dit udbud af velfærdsydelser, og som tilbudsgiver når du sælger velfærdsydelser til det offentlige via udbud? Er der lette genveje til at gøre det mere simpelt? Ja, det vil der ofte være. Vi har nedenfor opsummeret nogle af de forhold, som kan være med til at gøre det offentliges indkøb af velfærdsfærdsydelser mere enkelt – både for dig som tilbudsgiver og for ordregiver.

  • Vurdér om indkøbet er omfattet af Light-regimet. Light-regimet er en meget fleksibel indkøbsform i forhold til de almindelige EU-udbud. Light-regimet gælder blandt andet for indkøb af bestemte sociale tjenesteydelser, herunder indkøb af hjemmepleje fra private leverandører. Tærskelværdien for Light-regimet er meget højere end tærskelværdien for almindelige EU-udbud, 5.583.825 kr. ekskl. moms (Udbudsloven). Hvis dit indkøb er omfattet af Light-regimet, så husk som ordregiver at bruge den medfølgende fleksibilitet i videst muligt omfang i stedet for at tilrettelægge indkøbet som et almindeligt EU-udbud. Som tilbudsgiver kan du bruge din viden om Light-regimet til at huske det offentlige på at bruge denne fleksibilitet. Fuld og hel brug af Light-regimet holder transaktionsomkostningerne lave og bevægelsesrummet stort både for ordregiver og tilbudsgiverne.
  • Husk at bruge muligheden for forhandling i Light-regimet. Det er vores erfaring, at det ofte resulterer i kontrakter, der i praksis opfylder ordregivers behov bedre, og som samtidig er mere kommercielt fordelagtige for tilbudsgiverne.
  • Stil kun krav om bankgaranti fra leverandøren, hvor det er nødvendigt, eller lovpligtigt. Det sidste er tilfældet inden for hjemmeplejeområdet. Husk at størrelsen af garantien bør være proportional i forhold til de ydelser, der er omfattet af kontrakten, og de risici, der er, hvis leverandøren går konkurs.
  • Undgå at stille krav om overholdelse af standarder, der ikke er nødvendige for den ydelse, der er omfattet af kontrakten.
  • Når du som ordregiver kræver overholdelse af standarder, er det vigtigt, at du både kender og forstår standarden og ikke mindst tager stilling til hvor meget af standarden, der skal opfyldes. Skal hele eller kun dele af standarden opfyldes? Er der tale om et konkurrenceparameter eller et mindstekrav. Bliver der henvist til andre standarder i den standard, som du kræver overholdelse af? Og skal de i så fald også gælde?
  • Vurdér om dit indkøb af velfærdsteknologi virkelig skal gennemføres som et egentligt IT-udbud, da det ofte er både unødvendigt og gør det unødigt kompliceret for både ordregiver og leverandør. Vend det om og vurdér i stedet, om du som ordregiver med fordel i stedet kan tilrettelægge indkøbet som et ’almindeligt’ udbud af varer.
  • Når du udbyder hjælpemidler, skal du som ordregiver være opmærksom på, at Socialstyrelsen her agerer efter serviceloven, mens Lægemiddelstyrelsen blandt andet agerer efter direktivet om medicinsk udstyr. Dette kan i nogle tilfælde give et misforhold i forhold til konkurrencen på området. Du skal derfor være opmærksom på, at du ikke risikerer at tilbyde kommunens borgere hjælpemidler, som ikke efterlever de krævede regler og mærkninger. Det kan for eksempel være, at du som kommune i overensstemmelse med serviceloven bevilliger en borger et hjælpemiddel (f.eks. en kørestol) fra billigste leverandør (f.eks. Harald Nyborg), selvom kørestolen ikke er CE-mærket efter det medicinske direktiv som påkrævet.
  • Vær opmærksom på om kontrakt (og udbudsmateriale) i realiteten passer til ydelsen.
  • Brug markedsdialog. Det er afgørende, både før, under og i virkeligheden også efter gennemførelsen af et udbud. Både for ordregiver og tilbudsgiverne.
  • Husk som tilbudsgiver at få bistand til at skrive dit tilbud, også kravspecifikationen. At være god til at drive din forretning er desværre ikke det samme som at være god til at vinde udbud. Ved at få bistand til at skrive dit tilbud får du dine faglige kompetencer vinklet på en måde, der optimerer dine chancer for at få tildelt kontrakten.

Vil du vide mere, er du altid velkommen til at kontakte os for en uforpligtende drøftelse i forhold til jeres indkøb som ordregiver eller i forhold til et udbud, I som tilbudsgiver deltager i. Vi er altid klar til at hjælpe dig.