NYE KONTRAKTFORMER I UDBUD – EJE ELLER LEJE?

Vi lever i en tid med rivende udvikling. Teknologien udvikler sig, juraen udvikler sig og markedet udvikler sig. Det medfører, at vores behov, og måden vi køber ind på, også udvikler sig. Ændringerne har banet vejen for, at deleøkonomien er i hastig vækst både globalt og nationalt. Det er derfor helt naturligt, at deleøkonomien også har fundet vej til udbudsverdenen. Men hvad betyder det i forhold til de ”gamle” og ”fastgroede” indkøbsløsninger?

På vores seneste morgenmøde satte vi netop fokus på, hvordan du som ordregiver kan basere et udbud på serviceaftaler og deleøkonomi. Og hvilke muligheder det giver for dig som tilbudsgiver at sælge dine ydelser på denne måde, og hvad du selv kan gøre for at påvirke udformningen af kontrakten. Nedenfor har vi opsummeret de væsentligste pointer fra morgenmødet for at hjælpe dig godt i gang med de nye kontraktformer i udbud.

Indkøb til eje – den traditionelle kontraktform
Vurdér om det er nødvendigt at indkøbe ydelsen til eje, eller om det giver bedre mening at anskaffe ydelsen til leje. Når du indkøber til eje, vil du som ordregiver ofte være låst til leverancen, når der f.eks. skal ydes service eller vedligeholdelse. Desuden kan denne måde at købe ind på medføre manglende overblik over kontraktens samlede omkostninger, når f.eks. vedligeholdelse og service af ydelsen skal regnes med.

Ved indkøb af it-hardware er det vores erfaring, at du som ordregiver ofte bliver låst til leverandøren, da hardwarens levetid ofte er længere end kontraktens løbetid, og vedligeholdelsen og servicen kun kan leveres af denne leverandør.

Abonnementsydelser og leje
Vurdér om det kan være en mulighed at købe ind på abonnement eller til leje; abonnementsydelser og lejekontrakter passer ikke til alle ydelser. Et godt eksempel er indkøb af kontorplads på abonnement i stedet for at leje kontorlokalet eller hele bygningen. Her vil det give god mening, da det gør det nemt at skalere antallet af kontorpladser op og ned samt reducere behovet for at købe rengøring, frokost og andre facility management-services ind særskilt.

Indenfor indkøb af it-software har det længe været sådan, at software indkøbes som serviceaftaler (Software as a Service) og i mindre grad med traditionelle IT-kontrakter.

Kom godt i gang: Tilbudsgivere
Det er ordregiver, der skal træffe beslutningen om valg af kontraktform, men det er dig som tilbudsgiver, der bør være opsøgende og fortælle ordregiver om løsningen. Du kan derfor med fordel være proaktiv og tage initiativ til dialog med ordregiver, før udbuddet starter. Invitér dig selv til møder, hvor du kan præsentere dine nye produkter og de nye måder, som ordregiver kan købe produkterne ind på. Vær så konkret som muligt ved at vise eksempler og kontraktudkast. Husk på, at juraen (næsten) ikke sætter begrænsninger for dialog, så tag dialogen!

Kom godt i gang: Ordregivere
Når du som ordregiver skal købe ind, så sæt tid af til at overveje kontraktformen i forhold til den ydelse, I skal købe ind. De nye kontraktformer passer ikke til alle former for indkøb, og det er derfor en god ide at lytte til de input, som du får fra tilbudsgiverne.

Udarbejd dit kontraktudkast så den passer til den kontraktform, I har valgt. Vær forsigtig med at genanvende tidligere kontrakter fra f.eks. indkøb til eje, når I køber ind på abonnement, da der er stor forskel på kontrakter, hvor man køber ind til eje og til leje. F.eks. i forhold til mangler og ansvar.

Hav fokus på den praktiske kontrakthåndtering, når I skriver kontraktudkastet. Indkøb via de nye kontraktformer, f.eks. til leje, er ofte funktionspræget, og det medfører en mindre detailorienteret kontrakthåndtering. Det bør kontrakten give plads til.

Ligebehandling i forhold til de nye kontraktformer
Formålet med udbud er at skabe lige konkurrence – men ikke lige muligheder. Udbud skal helt grundlæggende være gennemsigtige dvs., at en tilbudsgiver ikke må have information om udbuddet, som giver vedkommende en utilbørlig fordel. Men anvendelse af en ny kontraktform, der giver en fordel til leverandører, der allerede er vant til f.eks. at sælge på abonnement, er i sig selv ikke ulovligt.

Kan det nye kombineres med det gamle?
Udbudsreglerne hindrer ikke muligheden for at konkurrenceudsætte nye løsninger op imod gamle løsninger. Alternative udbud, sideordnet udbud og funktionsudbud giver alle mulighed for at kombinere de forskellige kontraktformer. Men det kræver nøje overvejelse, om det praktisk er en god løsning.

Vil du vide mere, er du altid velkommen til at kontakte os for en uforpligtende drøftelse i forhold til jeres indkøb som ordregiver eller i forhold til et udbud, I som tilbudsgiver deltager i.

2019-08-30T14:30:37+00:00