Tilbage i november sidste år, stillede Enhedslisten et forslag til folketingsbeslutning om at hæve tærskelværdien for EU-udbud fra de gældende tærskelværdier til minimum 7,5 mio. kr. til umiddelbar implementering i Danmark, mens man arbejder på at få EU til at acceptere de samme tærskelværdier.
Begrundelsen var, at det er nyttesløst at gennemføre udbud, da de færreste kommuner og regioner modtager bud fra andre EU-lande, hvorfor de mange kræfter og det voldsomme ”administrative bøvl” er ”skønne spildte kræfter”.
Forslaget blev 1. behandlet den 6. februar i år, og heldigvis var der da flere (de fleste) partier, der mente, at vi som nation nok burde honorere de regler, vi selv har skrevet under på. Alle var enige om, at vi skulle mindske det administrative bøvl mest muligt, og det er svært at være uenig i, men måske skulle man se på, om ikke konkurrenceudsættelse gavner både konkurrencen, priserne og ikke mindst mulighederne for, at de private virksomheder kan opnå kontrakter med offentlig sektor.
Selv hvis der kun kommer bud fra danske virksomheder, kan selve konkurrenceudsættelsen jo godt have opnået et fornuftigt formål.
Heldigvis var der da også et flertal, der bakkede op om selve det at konkurrenceudsætte offentlige kontrakter, og nogle kunne da sågar se, at det kunne gøre en positiv forskel for det indkøb, der var genstand for konkurrenceudsættelsen.
Beskæmmende var det imidlertid at læse, at en kommune gennemsnitligt bruger knapt 1.400 timer på et udbud, hvilket er voldsomt mange timer.
Spørgsmålet er så, om det er udbud som ”værktøj”, der er synderen her, eller om det er tilgangen til udbud, der i virkeligheden er problemet.
Udbud og indkøb skal, ud over at sikre value for money, efterhånden tilgodese en hel vifte af forskellige politiske områder. Det spænder over alt fra lærlinge, handicappede og borgere på kanten af arbejdsmarkedet, over innovation og effektivitet til miljø, klima og bæredygtighed og alt muligt der imellem, som der skal tages hensyn til, når der købes ind. Og det kan give god mening, men der er ingen tvivl om, at dette samtidig er med til at øge kompleksiteten af de enkelte udbud voldsomt. For samtidig med varetagelsen af alle disse forskellige hensyn, skal der jo i sagens natur også være fokus på at få beskrevet, hvad det egentlige indkøb faktisk drejer sig om.
Derfor handler det her, for mig at se, mindst lige så meget om at sikre den korrekte og tilstrækkelige politiske og ledelsesmæssige opbakning til at sikre, at rammerne for at foretage disse udbud er på plads. Hvis vi ønsker innovative udbud, som samtidig tager hensyn til alverdens politiske områder, så skal man lade være med at forvente eller endda kræve, at den ansvarlige udbudskonsulent samtidig genererer besparelser på dette udbud.
I hvert fald skal man så definere, hvordan en sådan besparelse gøres op.
For man kan ikke sammenligne prisen på indkøb af en standard hyldevare produceret uden hensyn til klimaet, af underbetalte arbejdere og uden fokus på bæredygtighed, med prisen på en specialproduceret vare som er klimaneutral, produceret under bæredygtige forhold i en virksomhed, der både beskæftiger lærlinge og borgere på kanten af arbejdsmarkedet. Det er to forskellige produkter, uanset om de så kan præcis det samme.
Hvis man ikke er villig til at lade bemanding og opgaveportefølje passe sammen, hvis man ikke tør bruge reglerne fuldt ud, men i stedet foretrækker at gøre ”som man plejer”, hvis man ikke orker at sætte rammerne og realistiske mål for de udbud, der skal gennemføres og hvis man ikke giver området den ledelsesmæssige bevågenhed, der er nødvendig, så vil processer og tilgange stille og roligt skride. Vi har som mennesker en tendens til at gøre det, vi bliver målt på.
Hvis succeskriteriet eksempelvis er, at der kan sættes flueben ved alle udbud på planen, så vil tiden være den afgørende osv.
Når vi som rådgivere kommer ud til de offentlige myndigheder, er de som oftest trætte af at skulle gennemføre udbud, selvom de egentlig brænder for området. De fortæller, at der ikke er ikke tid, ikke er overskud og ikke er motivation til at gøre mere end det netop tilstrækkelige. For der er alligevel ingen, der bemærker, om udbudskonsulenten gør et godt stykke arbejde. Det er vigtigere for ledelsen at undgå fx klagesager end at sikre en god proces med et godt resultat. Man tør ikke anvende reglerne, fordi man er bange for at ryge i klagenævnet, men faktum er, at det sjældent er processen, hvor man gør sig umage og bruger reglerne, der fører til klagesager. Det er derimod de processer, hvor tilbudsgiverne har en fornemmelse af, at konkurrencen var afgjort, nærmest før den var startet. Hvor ordregiver ikke behandler tilbudsgiverne som potentielle samarbejdspartnere men snarere som modstandere, og hvor selv den tilladte kommunikation afgrænses mere end nødvendigt.
Der er et massivt fokus på genbrug af tidligere udbudsmaterialer og kontrakter, og hvis man gør det med omhu, kan det give fin mening. Man skal ikke opfinde den dybe tallerken gang på gang. Men at flå en gammel rammeaftale om indkøb af kuglepenne frem, og bruge den til i næste runde at købe managementkonsulenter, giver med sikkerhed ikke noget godt resultat. At undlade at rette i en gammel kontrakt af frygt for at noget vigtigt ryger ud, som man ikke forstår, er ikke et godt udgangspunkt.
Derimod giver sådanne tilgange anledning til både spørgsmål, annullationer og genudbud.
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens opgørelse fra 2019 viste, at hvert femte udbud blev annulleret! Og de hyppigste årsager var fejl og uklarheder i udbudsmaterialet, manglende konkurrence eller ændringer i behovene hos den ordregivende myndighed. Det bør indikere, at det ikke nødvendigvis er udbudsreglerne, den er gal med, men tilgangen til udbud der skranter.
Hvis man nu havde plads til at tænke sig om, tid til at gøre sig umage og gøre tingene rigtigt allerede første gang, hvor der reelt var tid til at lytte til markedet, tid til at undersøge egne behov og kompetencer, vilje og mod til at kigge i udbuds-værktøjskassen hver gang, før man startede med at snedkerere sit udbud, så er det min overbevisning, at vi ville effektivisere mange processer og samtidig sikre, at de blev langt mere professionelle fra start, da de var velforberedte og gennemarbejdede, inden de røg ud til de private virksomheder.
Hos NP advokater bruger vi i gennemsnit omkring 200 timer på et ”standard-udbud”, hvis vi får frihed til selv at tilrettelægge, designe, tale med markedet, gennemføre osv., naturligvis i samarbejde med ordregiver, men med frihed til at styre processen. Ordregiver bidrager i forhold til at være med til at definere udbudsdesign og beskrive succeskriterier og den virkelighed, som kontrakten efterfølgende skal passe ind i, men resten står vi for. Bevares, vi udarbejder sjældent kravspecifikationerne, men det burde bestemt ikke tage de resterende over 1.000 timer!
Der er stort rum til optimering og effektivisering uden at gå på kompromis med kvaliteten.
Samlet set vil det være fantastisk, hvis man kan få rettet udbudsdirektiverne til, så de er mindre stramme og lettere at arbejde med, men der er i min optik ikke nogen tvivl om, at vi i Danmark, selv inden for det eksisterende regelsæt, kunne optimere voldsomt på måden, vi gennemfører udbud på, så vi rammer skiven, tager hensyn til konteksten og samtidig afbureaukratiserer en lang række af de ekstra processer, der i dag gør sig gældende hos de fleste ordregivende myndigheder.
Vi skal turde definere spillepladen!
Og vi skal turde spille på hele pladen.
Tør du?
