I ansøgningsfasen ved fx et begrænset udbud kan ordregiver have behov for at begrænse antallet af ansøgere, der går videre til tilbudsfasen.
Her anvendes referencer ofte som udvælgelseskriterium, når der er indkommet flere ansøgninger end det antal, ordregiver ønsker at prækvalificere.
For ansøgerne kan referencer derfor blive selve nåleøjet til tilbudsfasen – og netop her opstår mange af de praktiske og juridiske udfordringer.
Tre-årsreglen og dens gråzoner
Som udgangspunkt kan ordregiver lægge vægt på referencer for opgaver udført inden for de seneste tre år.
Bag denne tilsyneladende enkle hovedregel gemmer sig imidlertid en række spørgsmål, som både ordregivere og ansøgere ofte tumler med:
- Hvor klart beskriver ordregiver, hvad der forstås ved tilsvarende opgaver?
- Hvordan skal de ”seneste tre år” forstås i praksis?
- Kan og må ordregiver tillægge vægt, at et samarbejde har varet længere end tre år – fx i form af flere sammenhængende kontrakter?
- Hvordan håndteres et samarbejde, der spænder over to kontraktperioder á tre år – er der tale om én eller to referencer?
Langvarige samarbejder og ældre projekter
Et klassisk spørgsmål er, om det er lovligt at vurdere et kontraktforløb, der strækker sig ud over tre år, når det ikke er nødvendigt for at sikre tilstrækkelig konkurrence.
Et andet typisk eksempel er en reference på udviklingen af et it-system, hvor udviklingsfasen ligger 15 år tilbage, men kontrakten fortsat løber.
Selvom det umiddelbart virker fornuftigt at tillægge et langvarigt samarbejde positiv vægt – fordi det kan indikere stabilitet og kvalitet – må ordregiver være præcis:
Hvordan skal ansøger beskrive et længerevarende samarbejde, og hvordan skal ordregiver afgrænse, hvad der faktisk er udført inden for de seneste tre år?
Når referencer bliver uklare
Ordregiver kan som udgangspunkt kun vurdere den del af en reference, der vedrører aktiviteter inden for den relevante periode.
Derfor bliver ansøgers beskrivelse afgørende: Er det tydeligt, hvilke opgaver der er udført de seneste tre år? Og hvor relevant er fx en opgradering på en it-kontrakt – var der blot tale om en rutinemæssig versionsopdatering, eller en egentlig udviklingsopgave?
Hvis det ikke fremgår klart, kan ordregiver være nødt til at fortolke eller indhente supplerende oplysninger, hvilket både er tidskrævende og skaber usikkerhed.
Spørgsmålet bliver også, om ordregiver kan vurdere dele af referencer – fx drift fra én opgave og udvikling fra en anden – uden at miste sammenhængen.
Behov for klarhed i udbudsmaterialet
Erfaring viser, at selv en tilsyneladende enkel betingelse – relevante referencer inden for de seneste tre år – ofte giver anledning til fortolkning og tvivl.
Derfor bør ordregiver bruge tid på at beskrive klart:
- hvilke typer opgaver, der betragtes som lignende,
- hvordan flerårige samarbejder vurderes og hvordan de skal beskrives for at sikre, at oplysningerne til ordregiver er korrekte,
- hvordan opgaver løst på en rammeaftale betragtes og skal vurderes, og
- hvilke oplysninger ansøger skal give for at dokumentere relevans og aktualitet.
Ordregiver kan med fordel supplere udbudsmaterialet med eksempler på relevante opgaver og præcisere, hvordan der ses på sammenhængende kontraktforløb.
Det sparer tid, skaber gennemsigtighed – og øger kvaliteten af de modtagne ansøgninger.
Anbefaling
Det anbefales, at ordregiver afsætter ekstra tid til at udforme kravene til referencer og eventuelt åbner for supplerende oplysninger under evalueringen.
En klar beskrivelse i udbudsmaterialet hjælper både ansøger og ordregiver med at ramme præcist og reducerer risikoen for tvivl, fejlfortolkning og klager.
Har du brug for hjælp til enten at udforme kravene til referencer i dit udbud eller til at beskrive dine referencer som tilbudsgiver, så tøv ikke med at række ud.
